1. Objectifs
La présente politique a pour but d’informer le public, les clients ainsi que le personnel de la façon par laquelle 9343-8208 Québec inc. (ci-après « 9343 ») recueille, conserve, utilise, protège et divulgue les renseignements personnels.
Cette politique vise à :
- Protéger les renseignements personnels en notre possession;
- Guider le personnel sur les pratiques internes relatives au traitement de ces renseignements;
- Renseigner le public, la clientèle et les fournisseurs sur nos méthodes de gestion des renseignements personnels.
Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels que 9343 conserve, sous forme numérique ou physique, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et toute autre législation applicable.
2. Définitions
Renseignements personnels : Toute information concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Cela inclut, sans s’y limiter, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, etc.
Renseignements personnels sensibles : Information de nature médicale, biométrique, ou intime, soulevant un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Renseignements confidentiels : Données jugées confidentielles par leur auteur ou propriétaire, telles que les informations commerciales, financières ou stratégiques, ne constituant pas nécessairement des renseignements personnels.
3. Renseignements collectés
9343 recueille des renseignements personnels provenant de ses clients, fournisseurs et employés, notamment lors d'échanges en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site web.
Exemples de renseignements collectés :
Clientèle (particuliers) : nom, prénom, adresse, courriel, numéro de téléphone.
Candidatures : informations figurant dans un CV, lettre de présentation ou dossier de candidature.
Les renseignements sont conservés pour la durée nécessaire à l’exécution du mandat ou de la prestation de service, sauf consentement explicite à d'autres fins.
Utilisation des renseignements :
Pour les clients : gestion de dossier, facturation, communication.
Pour les candidats : processus de recrutement, ouverture de dossier employé.
Seules les personnes autorisées (direction, responsable de projet, comptabilité) ont accès aux renseignements.
Les renseignements sont détruits une fois leur durée de conservation expirée (3 ans pour un client ou un candidat non retenu).
4. Divulgation à des tiers
9343 ne divulgue aucun renseignement personnel à des tiers, sauf en cas d’obligation légale ou contractuelle. Tout tiers devra respecter les mêmes exigences de protection que celles établies par cette politique. Aucun renseignement n’est vendu à des fins de marketing.
5. Sécurité des renseignements personnels
Nous mettons en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction, la perte, la modification ou la détérioration accidentelle ou illicite de celles-ci.
Les données numériques que nous collectons sont stockées sur une application de gestion de projet infonuagique. Notre réseau informatique interne est protégé par un pare-feu, un logiciel antivirus, un système d’authentification à mots de passe complexes et renouvelés fréquemment.
Physiquement, nos dossiers sont sécurisés par des locaux verrouillés et protégés par un système d’alarme, ainsi que par des classeurs verrouillés à clé.
Par ailleurs, les employés de 9343 sont tenus de respecter la confidentialité des données et de respecter la présente politique ainsi que la politique interne d’utilisation des technologies de l’information. Les employés ayant accès aux renseignements personnels ont tous signé un engagement de confidentialité.
6. Transmission de renseignements personnels à l’extérieur du Québec
D’autre part, 9343 ne transmet jamais de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Si toutefois nous devions le faire, nous le ferons conformément aux lois applicables, et veillerons à ce que nos fournisseurs de services à l’extérieur du Québec fassent de même. Nous mettrons également en place des clauses contractuelles afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, 9343 procèdera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en tenant compte, notamment, de la sensibilité des renseignements, de la finalité de son utilisation, des mesures de protection, des lois applicables dans le pays, l’état ou la province où ce renseignement serait communiqué, particulièrement au chapitre de la protection des renseignements personnels.
La communication pourra être effectuée uniquement si l’évaluation démontre que les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate. Une entente écrite devra par ailleurs intervenir entre 9343 et le fournisseur de services à l’extérieur du Québec.
7. Droits des personnes en rapport aux renseignements personnels
Conformément à la loi, une personne peut demander à 9343 que ses renseignements personnels soient rectifiés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés dans certaines circonstances, ou encore en obtenir une copie. Elle peut également retirer son consentement à la collecte et l’utilisation de ses renseignements personnels.
Le responsable de la protection des renseignements personnels 9343 traitera et répondra par écrit à votre demande dans les 30 jours de la date de la réception de votre demande.
8. Utilisation des témoins (cookies)
Notre site web installe et utilise des témoins. Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaitre chaque fois que vous visitez le site web. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Les témoins que nous installons sont des témoins provenant de YouTube.
Les témoins installés permettent de tenir le compte du nombre de visionnements des vidéos intégrés à notre site web. Aussi, un second témoin YouTube est utilisé pour garder une trace des préférences des utilisateurs pour les vidéos YouTube intégrés à des sites web et sert aussi à déterminer si le visiteur du site utilise la nouvelle ou l’ancienne version de l’interface de YouTube.
9. Liens externes
Le site web peut proposer des liens vers d’autres sites et d’autres contenus. 9343 n’est pas responsable de leur contenu et ne pourrait être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.
10. Révision de la politique
9343 se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter le site web de 9343 afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
11. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels de 9343 est chargé de l’application de la présente politique. La personne désignée à cette responsabilité est :
Paul Purcell
Président, directeur des opérations
Responsable de la protection des renseignements personnels
819 345-4363
12. Questions, demandes, commentaires et plaintes
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante :
9343-8208 Québec inc. (9343) 1165, rue du Lac Maricourt (Québec) J0E 1Y1
à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, monsieur Paul Purcell.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels de 9343.